Cómo delegar responsabilidades eficazmente: consejos para CEOs sin tiempo que quieran aprender a delegar tareas

Uno de los mayores problemas que solemos tener los empresarios es la falta de tiempo. Y nos cuesta mucho saber cómo delegar. Hoy voy a darte las claves necesarias para que pases a la acción.

Normalmente, nos faltan horas en el día para todo lo que queremos hacer. Y no digamos para dedicarlas a nuestro propio bienestar. Pero hay una forma de ganar tiempo: aprende cómo delegar tareas y tendrás la clave para mejorar tu calidad de vida. 

Soy consciente de que no es fácil delegar, pero hay que ser proactivo y tener claras tus prioridades. Saber delegar hará que disminuya tu carga de trabajo y que puedas optimizar mejor tu tiempo para dedicarlo tanto a tareas de más valor como a tu vida personal. 

Te doy algunos consejos para que delegues de forma eficaz.

5 pasos para delegar eficazmente en tu empresa: funciones a desempeñar por tu equipo

1. Evaluar las funciones que haces en tu día a día

Como máximo responsable de una empresa, es normal que te encargues de un sinfín de tareas en tu día a día: desde negociar con proveedores a la relación con tu gestoría, la definición de nuevos productos o servicios, la analítica de resultados… Seguramente llevas a cabo muchas más funciones de las que puedas imaginar. 

Te propongo que te sientes delante del ordenador y que listes todo lo que haces en tu día a día. ¡Te darás cuenta de que la lista no es corta! Aun así, déjalo reposar uno o dos días y revisa de nuevo la lista. Seguro que te habrás dado cuenta de que hay algunos trabajos que no habías considerado de buen inicio.

Esto te permitirá identificar las funciones que deben y pueden cubrirse. Son las tareas que puedes comenzar a delegar en las personas adecuadas.

2. Definir cada trabajo por prioridades

Haz una lista con tres columnas: 1, 2 y 3. 

• Columna 1: indica qué tareas de las que haces son las que mejor se te dan, las que más te gustan y dan más valor a tu empresa.
• Columna 2: especifica aquellas tareas que no te dicen nada. Que ni te gustan ni te disgustan. Suelen ser tareas que hay que hacerlas, pero que no aportan el máximo de valor a tu empresa. Es decir, son cosas que ni suman ni restan. Se tienen que hacer, pero no aportan mucho.
• Columna 3: escribe aquello que haces que ni te gusta ni aporta valor. Te darás cuenta de que no vale la pena invertir tiempo en ciertas cosas innecesarias. Son tareas en las que tu productividad disminuirá y por las que seguro que hay personas más eficaces para llevarlas a cabo. La delegación de funciones de este tipo tiene que ser tu máxima prioridad.

Esta técnica se denomina matriz de prioridades y aquí puedes conocer más información sobre el tema.

3. Definir responsabilidades y asignar los profesionales

Una vez ya tengas la lista de tus tareas debes fijarte en la columna 3: la de las tareas que ni te gustan ni aporten demasiado valor a tu empresa (¡eso no quiere decir que no sean tareas que no se tengan que hacer!). 

Empezando por esta columna es el momento de definir responsabilidades: ¿quién podrá hacer mejor estas funciones? ¿Qué persona será más eficaz? Pueda que sea alguien de tu equipo o incluso puede ser conveniente ayudarte de profesionales externos. Elegir a la persona adecuada será clave para el éxito. 

Ten en cuenta las habilidades, la experiencia, la formación y los intereses de los empleados a la hora de seleccionar al más adecuado para cada función. 

De la columna 2 y 3 (de esta última especialmente) deberás haber delegado todas las tareas a miembros de tu equipo o a otros profesionales.

4. Proporcionar instrucciones y formación claras

Ahora que ya sabes qué trabajo debe hacerse y quién debe hacerlo, es el momento de definir cómo quieres que se haga este trabajo. Debes saber transmitir a la nueva persona responsable cuáles son tus expectativas y qué requisitos tiene cada función.

Esta persona, en definitiva, debe tener claro cuáles son las tareas a realizar, cómo y cuándo quieres que se hagan.

Es importante definir un calendario para ejecutar cada tarea. Eso te dará, tanto a ti como a tu equipo, una mayor sensación de tranquilidad y control.

De ser necesario, debes encargarte de que tus empleados tengan la formación necesaria para garantizar que están preparados para asumir con éxito las funciones delegadas.

5. Supervisar el rendimiento y proporcionar apoyo

Define un calendario de revisión para supervisar el trabajo hecho. Te recomiendo establecer métricas para realizar un seguimiento de los progresos.

También es crucial que tu equipo te dé su feedback. Así podrás proporcionarles apoyo cuando sea necesario para garantizar el éxito de las funciones delegadas. Será la mejor forma de asegurarte de que el trabajo sale bien hecho.

Aprender cómo delegar tareas: cuestión de mentalidad

Como persona empresaria seguro que tiendes a pensar que puedes hacerlo todo: te encargas de mil tareas a diario, incluso cosas que nada tienen que ver con tu profesión o tu pasión. Quizás no tengas ni idea de contabilidad, pero ahí estás semana tras semana controlando la facturación y preparando modelos para Hacienda.

Pero es obvio que ni puedes hacerlo todo ni tú eres siempre la mejor persona para hacer todos los trabajos. Por esto es indispensable delegar.

Delegar tareas y responsabilidades da miedo. Pero lo mejor es que delegar tareas de forma eficaz te hará ganar tiempo y dinero. Te permitirá vivir con menos preocupaciones, haciendo realmente lo que te gusta. 

¡Cuando asumas que delegar es imprescindible y pases a la acción, te darás cuenta de lo necesario que era este cambio de mentalidad! La delegación llegará a tu vida y a tu empresa para quedarse. Las tareas en una empresa deben estar hechas por quienes puedan hacerlo mejor. Delegar es una habilidad que debes priorizar sí o sí.

Consejos sobre cómo delegar en tu equipo de manera eficaz

El primer paso que debes dar es perder el miedo a delegar. Delegar tareas no significa dejarlas al azar ni ignorarlas, sino confiar en el trabajo en equipo.

•  Reúne un buen equipo de trabajo. Debes rodearte de personas de confianza, capacitadas y con buena actitud. Aquí te explico cómo debe ser un buen empleado.
•  Involucra a tu equipo en la empresa. Delegar no significa quitarte de encima los I para que los haga otro, sino encargar tareas que aporten beneficio a la empresa y que motive a tu equipo a mejorar cada día.
• Agradece y reconoce el cumplimiento. Para ser un buen líder y tener a tu equipo motivado y contento, debes reconocer el trabajo bien hecho. Felicita y/o premia económicamente a todos aquellos que lo merezcan por haber desarrollado sus tareas con efectividad. Demostrar que confías en tu equipo tiene mucho valor.

¡Ten en cuenta que delegar en el equipo te hará llegar más lejos!

Beneficios de delegar en el trabajo: como saber delegar puede mejorar tu vida

• Podrás dedicarte a los trabajos que realmente te gusten, que sean tu pasión
• Tendrás más tiempo para dedicar a tu vida personal. Es muy importante cuidar tu salud mental y tu relación de pareja.
• Ganarás más dinero, al tener como responsable de cada trabajo a la persona que realmente sea más eficaz para ello
• Mejorarás la relación con tu equipo, que notará la confianza que depositas en ellos

Saber delegar responsabilidades no es cosa fácil, lo sé. Pero el hecho de que hayas llegado hasta aquí demuestra que ya has dado el primer paso para aprender cómo delegar funciones en una empresa. ¡Tu empresa!

Así que te invito a que te pongas manos a la obra para conseguir una delegación eficaz. ¡El momento de delegar es ahora!