Consejos prácticos para mejorar indefinidamente tu empresa

Un negocio siempre es mejorable, no existe el negocio perfecto. Es por este motivo que te propongo un proceso de mejora continua que te va a ser muy útil para que tu empresa ascienda en calidad.

El proceso es sencillo y para ello hay que seguir metódicamente los siguientes pasos:

1. Poner por escrito cuales son los datos más relevantes en la empresa (documentación).
2. Recopilar los datos que nos proporcionen información para poder ser analizados posteriormente. (KPI’s)
3. Determinar los indicadores de gestión y calidad. Hay que ordenar los datos para que nos puedan ser útiles.
4. Comparar los datos con las métricas deseadas, es decir los objetivos marcados.
5. Identificar y analizar los problemas.
6. Formular e implementar acciones de mejora (cambios).
7. Verificar los resultados.

Es importante que cuando nos planteemos aplicar un cambio sigamos el sintético esquema de

PLAN (planificar el cambio)

DO (hacer el cambio)

CHECK (controlar el cambio)

ACT (actuar)

para asegurar la mejora y una vez terminado el ciclo, lo volvamos a empezar. Esto se va a convertir en un proceso de perfeccionamiento continuo en la medida que una vez hayas provocado ya cambio positivo vuelvas a comenzar la planificación de otro. Deberíamos conseguir coger el hábito de hacer cambios.

Cuando nos encontramos frente a un problema tenemos que proponer soluciones y alternativas KISS, keep it simple en inglés, que quiere decir que sean simples y eficientes.

Una vez tengamos la solución para un problema habrá que llevarla a cabo de forma planificada y ordenada. Esto va a serte mucho más sencillo con la ayuda de cuadros de mando. Un cuadro de mando es un sistema de indicadores (KPI’s datos objetivos que nos proporcionan información acerca de la gestión y la calidad del producto/servicio) que facilitan a las empresas el control y la toma de decisiones.

En los cuadros de mando es imprescindible que haya un objetivo muy concreto y esté muy bien planificado el proceso de cambio, la acción bien definida. La información del cuadro de mando ha de responder a las preguntas de quién? qué? cuándo? y cómo? Hay que describir con detalle los cambios que se quieren aplicar y debe incluir:

• Los responsables de hacer la acción y revisarla.
• Los procedimientos que hay que llevar a cabo.
• Los recursos humanos y de infraestructura.
• La temporalización, concretar el timing.
• El método, como se van a llevar a cabo los procedimientos.
• La evaluación, de qué forma se va a evaluar.
• Los documentos de registro, evidencias que tendré por escrito mediante un software.

Para hacer un buen y útil cuadro de mando debemos hacer una inversión temporal para planificar. Es posible que pienses que esto te va a costar mucho tiempo pero el tiempo que inviertas no lo vas a perder luego volviendo a pensar cual ha sido tu error al hacer el cambio porque este te va a salir mucho mejor. Los cambios van a ser mucho más exitosos si están bien planificados y llevados a cabo a consciencia.

Te animo a implementar cambios en tu empresa de forma ordenada, hazme caso y verás como estos pequeños consejos hacen grandes mejoras.