Control de costes: cómo realizar un control de costos eficaz

Control de costes

¿Sabes qué gastos tienes mensualmente en tu empresa? ¿Qué gastos fijos hay? ¿Hay otros que pagas de manera puntual? Llevar un control de costes es esencial si quieres que tu empresa sea rentable a corto y a largo plazo. Tener el control es tener el poder de identificar mejoras a hacer. 

Para verlo de un modo todavía más fácil, puedes pensar en tu propia vida: ¿qué gastos tienes cada mes? Seguramente pagas el teléfono de casa, la luz, el gas, una hipoteca, un servicio de streaming…

Y también tienes costes variables, que no siempre son iguales. Dependiendo del mes pagarás una cantidad u otra.

A final del mes, dependiendo de tu sueldo, verás que hay tres posibles escenarios: 

  1. Que estés ahorrando, porque ingresas más de lo que gastas.
  2. Que hagas las paces: es decir, cobras un importe similar al dinero que gastas. Pero como bien sabes, vivir “al límite” puede acarrear problemas si te salen imprevistos (por ejemplo, que tengas que comprar una lavadora nueva).
  3. Que estés perdiendo dinero: no solo no ahorras, sino que estás gastándote tus ahorros. Es una situación que no es sostenible en el tiempo y que tienes que revertir lo antes posible, ya sea cobrando más o gastando menos.

Tener un control de tu economía te permitirá saber en qué escenario estás y poder actuar en consecuencia.

En una empresa, a fin de cuentas, es exactamente lo mismo. Veámoslo. 

¿Qué es el control de costes?

El control de costes es el proceso de supervisar y gestionar los gastos de un negocio o proyecto para garantizar que se mantengan dentro de los límites establecidos. Es decir, que no se gaste por encima de las posibilidades de la empresa.

Esto implica analizar los costes actuales, identificar áreas de mejora y tomar medidas para reducir o controlar los gastos. Eso sí, sin comprometer la calidad de tus productos o la eficiencia de tus servicios.

El control de costes es fundamental para la sostenibilidad financiera de una empresa. 

Persona llevando a cabo el control de costes de su empresa

¿Por qué es importante el control de costos eficaz en una empresa?

Muy sencillo.

Como acabamos de ver, llevar un control de costes nos permitirá identificar:

  • Si estamos gastando demasiados recursos en algo
  • Si hay margen de mejora: es decir, si estamos gastando X€ por algo, pero cambiando de proveedor podemos ahorrar manteniendo la calidad. O, por ejemplo, si contratas más volumen de algo te pueden reducir el precio.
  • Si la empresa es competitiva en el mercado y sostenible en el tiempo.

En definitiva, el control de costes es esencial para ayudarte a optimizar los recursos y evitar gastos innecesarios.

¿Cuáles son las principales categorías de costes que una empresa debe controlar? Tipos de costes a tener en cuenta

Dependiendo de tu empresa, puedes necesitar tener unas categorías identificadas u otras. 

Pero, a grandes rasgos, una empresa debe controlar:

  • Los costes de producción
  • Los costes de distribución
  • Los costes de personal
  • Los costes administrativos
  • Los costes de marketing
  • Los costes financieros

Estos costos representan los gastos más significativos de la empresa, por lo que es fundamental tenerlos controlados.

Costes directos vs costes indirectos

Es interesante saber diferenciar entre costes directos y costes indirectos.

Los costes directos son aquellos que están directamente relacionados con la producción de un bien o servicio, como los materiales empleados o los salarios de tu equipo. 

Por otro lado, los costes indirectos son aquellos que no están directamente relacionados con la producción, como los gastos generales de la empresa o el alquiler de las instalaciones. Ten en cuenta que ambos tipos de costes son importantes para determinar el precio final de un producto. 

Costes directos y costes indirectos

Reducción de costes: ¿cómo puedo identificar los costos no esenciales o superfluos en mi negocio?

Para identificar los costos no esenciales de tu empresa, debes realizar un análisis exhaustivo y regular de los gastos

Puedes empezar por examinar los registros contables y hacer una lista de los gastos que no contribuyen directamente al funcionamiento principal del negocio

Otra idea también es evaluar la eficiencia de los procesos y eliminar cualquier gasto innecesario en la adquisición de suministros. Está bien revisar lo que estás pagando y ver si alguien te puede ofrecer un servicio de la misma calidad por un precio más ajustado.

Reducción de costes a través de la revisión de suministros

¿Cuál es la diferencia entre costos fijos y costos variables, y cómo se gestionan de manera efectiva?

La diferencia entre costos fijos y costos variables radica en su comportamiento frente a las fluctuaciones de la producción

Los costos fijos son aquellos que no varían con la producción, como el alquiler de un local, mientras que los costos variables están relacionados directamente con la producción, como los materiales. Dependiendo del volumen de producción, los costes serán unos u otros, no siempre tienen porque ser los mismos.

Para gestionarlos de manera efectiva, es necesario identificar y controlar los costos fijos, así como buscar formas de reducir los costos variables, como negociar mejores precios con proveedores.

¿Qué herramientas o métodos son eficaces para el seguimiento y control de costes?

Tienes varias opciones para llevar un control de costes eficaz. 

Una de las maneras más sencillas es contar con un software de contabilidad. Te permitirá hacer un seguimiento regular y sin muchas dificultades para saber tanto el dinero que entra en tu empresa (los ingresos) como los gastos que tienes. 

Si tu empresa tiene un departamento financiero, puede ser muy interesante realizar informes financieros de manera regular, estableciendo indicadores clave de rendimiento (KPI) para conocer en todo momento la situación de la empresa.

¿Cuál es el papel de los presupuestos en el control de costes?

Trabajar bajo presupuesto ayuda a planificar y controlar los gastos de la empresa, evitando desviaciones y permitiendo una mejor toma de decisiones en cuanto a la asignación de recursos. 

Aun así, ten en cuenta que no es una buena idea siempre optar por el proveedor más barato por defecto. A veces, el precio también es un indicador de calidad. Así que ten en cuenta que un proveedor con un precio más elevado que otro quizás te esté ofreciendo un servicio mejor y esto te beneficiará.

¿Cómo puedo determinar cuándo es necesario reducir costos en mi empresa?

¿No os salen los números? Es el momento de reducir costos en tu empresa. 

Eso es porque hay más gastos que ingresos y, aunque puede ser sostenible a corto plazo, no lo es a medio o largo plazo. 

Lo ideal es prevenir para no tener que tomar medidas drásticas que todavía pueden empeorar la situación (como, por ejemplo, tener que despedir a buena parte de tu personal). El control de costes te permitirá trabajar con previsión y hacer cambios racionales y planificados.

¿Cuáles son las mejores prácticas para negociar con proveedores y reducir costos de suministros?

Si necesitas reducir costes, una buena manera es negociar con los proveedores

Si ya tienes una relación con algún proveedor con el que trabajas de manera muy regular, una manera es pedirle un descuento a cambio de garantizarle una estabilidad. Es decir, comprometerte a contar con su servicio durante, por ejemplo, un año entero. 

De un modo similar puedes pedir un descuento por volumen: si pides un volumen alto de algo es probable que te puedan reducir el precio por unidad. 

Te recomiendo tener un conocimiento a fondo de los precios de mercado para que además puedas comparar varios proveedores teniendo conocimiento de causa. Sabrás si lo que estás pagando está dentro de precio de mercado o si estás pagando más de lo necesario.

Finalmente, también te recomiendo hacer una revisión regular de costes fijos. Muchas veces las empresas suministradoras de luz, gas, seguros o telefonía cambian sus servicios y ofrecen nuevos paquetes u ofertas de las que quizás puedes beneficiarte. Es interesante hacer una revisión anual para ver si puedes ahorrar.

¿Cómo puedo evaluar el retorno de la inversión (ROI) de las decisiones de gasto y proyectos?

Para evaluar el retorno de la inversión (ROI) de las decisiones de gasto y proyectos, se deben considerar diversas métricas y técnicas de análisis financiero.

Es importante:

  • Calcular el coste inicial de la inversión
  • Identificar los beneficios esperados 
  • Establecer un periodo de tiempo para evaluar los resultados

Además, es recomendable comparar el ROI obtenido con otros proyectos similares y realizar ajustes si es necesario.

Un ROI positivo indica que la inversión ha sido rentable y ha generado valor para la empresa. 

Ejemplo de control de costos en una empresa

Un ejemplo de control de costos en una empresa es, como hemos visto, un software de contabilidad puede serte de gran ayuda para el control de costos.

Allí podrás subir todos los costos de tu empresa (los fijos y los variables) y te permitirá saber todo lo que estás gastando, qué categorías te suponen un gasto superior, cuáles son los productos o servicios en los que más gastas y, muy importante, si a pesar de todos estos costos la empresa tiene beneficios.

Podrás monitorear los gastos y tomar decisiones con base en los datos que hayas recopilado. Tendrás la información necesaria para saber si ha llegado el momento para buscar nuevos proveedores, negociar nuevos acuerdos para llegar a precios más competitivos o dejar de utilizar ciertos servicios o productos que ya no necesitas.

¿Cuál es la importancia de la formación y la concienciación sobre el control de costos para el personal de la empresa?

Como has visto, el control de costes es imprescindible para que una empresa sea sostenible. 

Saber lo que estás gastando te permitirá evaluar tu situación financiera y saber si vas por el buen camino.

También te permitirá optimizar los recursos y evitar gastos innecesarios. 

Toda la información que te brindará el control de costes, te permitirá tomar decisiones acertadas que contribuirán directamente al crecimiento y rentabilidad de tu empresa.

¡Así que te animo a ponerte manos a la obra para un control de costes regular y efectivo!

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