Cuenta de Pérdidas y Ganancias: cómo analizar la evolución de ventas y gastos

La cuenta de pérdidas y ganancias es indispensable para el control empresarial

¿Sabes cuánto ganas con tu empresa? ¿Conoces qué perdidas tienes? Si la respuesta es que no, ¡estás en el lugar adecuado! 

Hoy te voy a enseñar qué es una cuenta de pérdidas y ganancias, cómo se analiza y te daré ejemplos concretos para que puedas aplicarlo desde ya en tu empresa. 

Tener el control sobre las pérdidas y ganancias es esencial para determinar si lo que estás haciendo es correcto o si hay aspectos que deben mejorar. 

Conocerás a fondo por donde entra el dinero en tu empresa y qué es lo que te está suponiendo un gasto más importante. 

¡Así que vamos a ello!

¿Qué es exactamente una cuenta de pérdidas y ganancias?

Las empresas vendemos para ganar dinero.

Tenemos unos ingresos fruto de nuestras ventas. Tenemos unos gastos fruto de la actividad necesaria para vender tus productos o servicios.

Tu cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) resumidamente reflejará los ingresos obtenidos, le restará los gastos y dará su resultado.

Si es positivo es que hay beneficio.

Si es negativo, habrá pérdidas y tendrás que averiguar las razones para rectificar en futuras acciones y mejorar.

La cuenta de pérdidas y ganancias te ayudará a mejorar la gestión de tu negocio si va acompañada de una correcta interpretación.

¿Qué debes analizar en tu cuenta de pérdidas y ganancias?

Ahora que ya sabes qué es una cuenta de PyG, adentrémonos en los aspectos que debes tener en cuenta:

• El volumen total de tus ventas.
• El coste que tiene el producto o servicio que vendes. Se le llama Coste de Ventas.
• El margen comercial que obtienes. Es decir, la diferencia entre lo que has vendido y lo que te ha costado lo que has vendido.
• Los costes de estructura que tienes. Es decir: los gastos de personal, reparaciones, gasoil, teléfono, seguros, personal, amortización, etc..
• El beneficio que estás obteniendo en función de las ventas.

Análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias

Analizando paso a paso la cuenta de pérdidas y ganancias con un ejemplo concreto

Presuponemos que hipotéticamente tienes una empresa que fabricas un producto. Para facilitar el proceso de análisis vamos a suponer un volumen de existencias inicial y otro de final en los dos años que comparamos.

Así verás la variación de existencias que tienes de un año a otro y el consumo que esto significa. La empresa se llama: “TU EMPRESA, SL.”

PERDIDAS Y GANANCIAS DE “TU EMPRESA SL.” Año AnteriorAño Actual 
EurosEuros
VENTAS
En España1.000.000 1.250.000
COSTE DE LAS VENTAS
Compras500.000600.000
+Existencias Iniciales100.000150.000
-Existencias Finales-150.000-200.000
Costes de Mano de Obra Directa250.000260.000
Alquiler Taller-Fábrica-Nave10.00012.000
Costes de Electricidad6.0007.500
Otros gastos de fabricación12.00015.000
TOTAL COSTES DE FABRICACIÓN728.000844.500
MARGEN BRUTO272.000405.500
Gastos de Estructura50.00055.000
Gastos de Personal45.00050.000
Otros alquileres25.00027.000
Transporte30.00033.000
Amortización25.00027.500
Otros gastos
BENEFICIO ANTES DE INTERESES Y DE IMPUESTOS97.000213.000
Intereses22.00025.000
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS75.000188.000
Impuesto de Sociedades31.25031.251
BENEFICIO43.750156.749
Ejemplo de una cuenta de pérdidas y ganancias

Esta información te la facilita la contabilidad de tu empresa. Puedes consultarlo en la secretaría de tu empresa o bien en tu gestoría.

Fíjate que esta estructura te permite analizar el valor absoluto en euros que te representan los datos más importantes que debes conocer.

Una vez los tienes, ahora se trata de que los analices. Empezando por las ventas, gasto por gasto y parámetro por parámetro.

¿Por dónde empezar?

Una de las primeras ratios que debes analizar para saber si tu negocio va bien o no es la comparación del beneficio que obtienes en función de tus ventas. Se le llama beneficio sobre ventas.

Comparar el Beneficio de tu empresa sobre las ventas que has tenido es la 1a. ratio que se analiza en tu Cuenta de PyG.

Utilizamos el “Beneficio antes de intereses y de impuestos”:

Año actual= 213.000/1.250.000=17,04%
Año anterior= 97.000/1.000.000=9,7%

Por lo tanto, puedes observar que has mejorado esta ratio. Además de vender más, has ganado más. ¡Premio!

Ahora utiliza el “Beneficio antes de impuestos”:

Año actual = 188.000/1.250.000=15,04%
Año anterior= 75.000/1.000.000=7,5%

Y para acabar, utilizamos el “Beneficio después de Impuestos”:

Año actual=156.749/1.250.000=12,54%
Año anterior=43.750/1.000.000=4,37%

Primera pregunta a resolver. ¿Qué piensas de este resultado? ¿Es bueno o es malo?

La respuesta es depende. Depende de factores como tus expectativas, de si es suficiente para pagar tus deudas, de si encaja con el volumen de inversión que realizaste en su día, etc. Dejando aparte estas consideraciones, te confirmo que estos resultados son muy buenos. Y por supuesto mejores los del año actual que el anterior. ¡Cuantas empresas quisieran obtener estos resultados!

Analiza e interpreta los resultados

Analiza la tendencia de los resultados obtenidos en tu Cuenta de PyG para apreciar si tu empresa mejora o empeora.

Es básico analizar la tendencia que siguen los resultados obtenidos. Tienden a mejor o a peor.

En ambos casos debemos actuar y tomar decisiones.

Si empeora hay que descubrir las razones y actuar para corregirlas.

Si mejoramos, debemos ser conscientes de las razones para potenciarlas aún más y continuar con la tendencia positiva y de mejora.

¿Cómo evolucionan tus ventas y tus gastos generales? Análisis a fondo

Ventas facturadas

Comparamos las del año actual respecto al anterior y vemos que la diferencia es positiva. Es decir, han aumentado en 250.000 € que representan un aumento del 25%.

Globalmente, está muy bien y te felicito si has logrado este aumento en tu empresa.

Pero deberemos profundizar aún más para hacer un buen análisis comercial y obtener unas buenas conclusiones que nos permitan mejorar el próximo año.

Hay que analizar cuáles son los productos que más has vendido y con los que más has crecido. Debes averiguar el porqué ha sido así. Si lo desconoces, pregunta a tus clientes y ellos te darán la respuesta.

Equipo comercial

La evolución de tu equipo comercial es imprescindible que la analices y la sigas muy de cerca. Son un activo importantísimo que depende directamente de ti o de tu director comercial. En ambos casos, tú debes hacer un parón periódico para analizar objetivamente los resultados que te ofrecen.

Representantes

Si trabajas con representantes debes analizar cuáles han vendido más y por qué han crecido. Esto también te permitirá saber qué zonas aceptan mejor tus productos y te provocan estos crecimientos.

Distribuidores

Lo mismo si trabajas con tus distribuidores. Seguro que también los tienes repartidos por zonas. Pues analiza con números encima de tu mesa, cuáles han crecido y el porqué.

Llámales por teléfono y pregunta. Si obtienes respuestas concretas podrás establecer estrategias concretas que permitan satisfacer sus necesidades y tendrás a tus clientes contentos y también a toda tu red comercial.

En breve publicaré un artículo centrándome únicamente en el análisis comercial que debes realizar en tu empresa para mejorar tus resultados de una forma ordenada y bien planificada.

El análisis de los ingresos de tu cuenta de Pérdidas y Ganancias te debe permitir profundizar en un análisis de tu situación comercial para obtener conclusiones y mejorar tu estrategia de marketing.

Gastos generales

También es el momento de analizar los gastos generales de tu empresa y como evolucionar de un año al otro

Es una responsabilidad que como empresario no puedes eludir. Puedes delegar el control diario o semanal, pero es necesario que seas consciente de su evolución, ya que te da muy buena información sobre la evolución de tu negocio.

Saber cómo están evolucionando te va a dar una información de cómo avanza tu estructura que tú debes asimilar y hacerte tuya. Ser consciente de esto te ayuda a mejorar cuando tomas decisiones en tu empresa relacionadas con los costes de su estructura.

Con lo cual, te aconsejo que compares respecto al año anterior cómo evoluciona tus gastos de estructura, del personal, los alquileres, los gastos de transporte, la amortización de las inversiones que vas haciendo, así como otros gastos.

El hecho de ser consciente de cómo evolucionan tus costes de estructura, te ayudará a mejorarlos a medida que tomas decisiones relacionadas con ellos.

Fíjate en lo importante que es disponer de toda esta información bien controlada, registrada y contabilizada.

Un exceso de información, a veces, es desinformación. Pero cuando hablamos de la contabilidad de la empresa, toda información de calidad es importante para que tú, como empresario, puedas mejorar día a día.

Este control te permite optimizar en tus decisiones y minimizar los gastos. La consecuencia directa es que mejoras tus resultados. Es decir, aumentas tus beneficios.

Y aún más, tu estado de atención y tensión por el negocio puede relajarse al llevar un buen control y esto te genera una emoción muy positiva que te disminuye tu estrés.

¿Por qué es tan importante analizar las pérdidas y las ganancias?

Para que seas consciente. Hay que pensar en los ingresos y gastos que tienes.

Reflexiona sobre todos y cada uno de los datos. Medita sobre la manera de mejorar los resultados. Esto debes hacerlo cada mes para evitar sorpresas y tener las riendas de tu empresa bien cogidas.

Con esta metodología conseguirás un conocimiento exhaustivo de tu negocio. Un control de la situación que te dará seguridad. Te permitirá visualizar tu Cuenta de Pérdidas y Ganancias del próximo mes. Y todo ello te facilita conseguir Más Beneficios y Menos Estrés.

Siguiendo mis instrucciones de lo que tienes que hacer, conseguirás Más Beneficios y Menos Estrés.

Este Método es infalible. La focalización de tu energía en conocer a fondo todos los ingresos y gastos de tu PyG te da visión para mejorarla. Te conciencia de la situación y te ayuda a encontrar el camino de la mejora continua.

Coger este hábito mensual te dará mucha fuerza para negociar con clientes, proveedores, trabajadores y bancos. Sabrás muy bien lo que puedes exigir, conceder y hasta donde puedes decir sí o no.

Este conocimiento queda anclado en tu subconsciente y por inercia mejorarás en tus negociaciones y por supuesto en los resultados que vas a obtener.

Y lo mejor de todo, es que al final ganas más de forma aparentemente inconsciente.

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