4 herramientas para la automatización de procesos y proyectos

La tecnología puede ser una de las mejores aliadas para nuestra empresa. Las herramientas digitales nos permiten automatizar procesos que hasta ahora hacíamos a mano o de un modo más rudimentario. Nos permiten tener el control en tiempo real de los procesos y optimizar nuestros recursos.

A veces no automatizamos procesos no por falta ganas, sino porque no conocemos el software que lo permite. O, directamente, desconocemos que no lo estamos haciendo de la manera más óptima posible. 

Hoy descubrirás algunas herramientas que te harán la vida más fácil. 

Descubrirás los mejores software de gestión y automatización de procesos para que puedas destinar los recursos de tu empresa a tareas que realmente lo valen. 

¡El trabajo se hará solo por ti!

1. CRM

Los CRM (Customer Relationship Management) nos ayudan en la gestión de la relación con los clientes o partners de la empresa. 

Ya sea para fidelizar a clientes que ya tenemos o para atraer a nuevos clientes. Nos ayudan a automatizar los procesos de ventas y de marketing, mejorando la eficiencia de la empresa. Además, nos permiten compartir la información recopilada con otros departamentos de la empresa de una manera sencilla y ágil.

Pongamos un ejemplo: si tu empresa tiene un servicio al cliente multicanal, con chat, email y teléfono, puede resultar complicado llevar el control.

Algunos mensajes podrían quedar en la bandeja de entrada del email, otros en la plataforma del chat y las llamadas directamente puede resultar más difícil controlarlas. 

Eso hace que sea más complicado responder al cliente, si necesita atención en un futuro. No sabremos cómo encontrar su información de manera fácil. 

Y, desde luego, si la persona del equipo que ha atendido al cliente en primera instancia no está, va a resultar misión imposible dar una atención al cliente óptima. 

En este caso un CRM es ideal. 

Por ejemplo, Zoho, permite centralizar todas estas comunicaciones para que toda la información te quede en una misma plataforma. 

Zoho es solo un ejemplo, pero hay multitud de CRM que pueden ayudarte con la relación con tus clientes:

• Microsoft Dynamics 
• Hubspot
• Salesforce

2. ERP 

Son sistemas que nos ayudan a automatizar procesos de distintas áreas dentro de la empresa: recursos humanos, finanzas, fabricación, logística… Así tendrás integrados todos los departamentos y tendrás un mayor control de la empresa.

Una de las empresas pioneras en este sector es Oracle.

3. Herramientas de gestión de proyectos

Si te pones a pensar en todas las tareas que haces en tu empresa, te darás cuenta de que el listado es infinito. 

Si tienes a un equipo es esencial que cada persona sepa qué tiene que hacer, cuándo empezar a trabajar en un proyecto y cuál es el deadline.

Las herramientas de gestión de proyectos permiten precisamente llevar una organización impecable. Para que nada pase por alto y las entregas se hagan a tiempo. 

Normalmente, son herramientas que se pueden personalizar según las necesidades de cada equipo, proyecto o empresa.

Estas son algunas de las herramientas de gestión de proyectos que te recomiendo:

• Asana
• Trello
• Freedcamp

4. Herramientas de automatización de procesos

Estas herramientas interpretan información, generan respuestas y tienen la capacidad de comunicarse con otros sistemas.

Para poner un ejemplo fácil: quizás hayamos creado una campaña publicitaria en Facebook en la que generamos leads que queremos que entren directamente en nuestra base de datos o en nuestro sistema de email marketing. 

Con una herramienta de automatización de procesos podrás hacerlo. 

Y lo mejor, se hará de manera inmediata, de modo que tu nuevo lead podrá empezar a recibir los emails que hayas creado en tu flujo de emails de bienvenida al instante.

Algunas herramientas de automatización de procesos que te pueden ser útiles son:

• Zapier
• Make
• UiPath
• Blue Prism

Ten en cuenta que de la mayoría de herramientas existe un plan gratuito para que puedas probarlo. Es interesante porque te permitirá ir descubriendo qué software es más intuitivo para ti y cuál cumple mejor con lo que estás buscando.

¿Por qué contar con un software de gestión y automatización de procesos empresariales?

Qué no te den miedo los cambios y las nuevas herramientas. Estos son algunos de los beneficios de contar con software de gestión empresarial:

• Mejorará la eficiencia y la productividad: podrás destinar los recursos humanos de la empresa a tareas de valor. Evitarás que los empleados tengan que lidiar con tareas repetitivas que agoten su motivación.
  
• Se reducirán los errores: nos guste o no, los humanos cometemos errores. ¡Es inevitable! A veces precisamente es porque tenemos que realizar tareas repetitivas que terminan por hacernos perder el foco en lo que hacemos. Automatizando determinadas tareas disminuiremos las probabilidades de error.
  
• Más rapidez: ¡las máquinas trabajan a la velocidad de la luz! Preparando bien tus herramientas digitales, a veces en un solo clic tendrás lo que necesitas en tu bandeja de entrada.
  
• Ahorrarás dinero: en una empresa el tiempo es dinero. Y, como hemos visto, automatizar procesos te ahorra tiempo. Por lo tanto, también estarás ahorrando dinero en todo el proceso.

¿Cómo elegir las mejores herramientas para la automatización de procesos? Pasos a seguir

Si te estás planteando qué herramientas digitales elegir para mejorar algunos de los procesos de tu empresa, antes te recomiendo tener en cuenta lo siguiente:

• Análisis de necesidades: antes de decidir qué herramientas elegir es necesario conocer bien qué necesitamos: ¿qué necesidades nos va a cubrir? ¿Qué implicará el cambio en la empresa?
  
• Dificultad de configuración y mantenimiento: no es oro todo lo que reluce. Como hemos visto, la tecnología es genial, pero también viene con algunos inconvenientes. Debemos preguntarnos si el software que queramos aplicar es difícil de configurar y de mantener. ¿Qué nos va a representar a largo plazo? Si contamos con alguien que pueda supervisar el funcionamiento de la herramienta, ¡perfecto!
  
• Capacidades de integración con otros sistemas: por último, y no menos importante, debemos analizar si hay incompatibilidades entre el nuevo software que nos interese y otros sistemas que ya tengamos implementados. Quizás sean el perfect-match, pero quizás tengamos que buscar una alternativa.

Y tú, ¿qué herramientas utilizas para la automatización de procesos? ¿Cómo ha mejorado tu empresa después de su implementación?