Si hay un apartado importante en la gestión de los proyectos de cualquier empresa es el del control. Existen muchas formas de hacer un seguimiento de un proyecto o una empresa, pero hoy te hablaré de que son los KPI y cómo te ayudan a medir el rendimiento de tu negocio.
Medir la productividad es cada vez más importante. Ser productivo te permitirá aumentar beneficios, reducir costes y maximizar la producción. Así que, vamos a ello:
La productividad es una medida de la eficiencia. Como más bienes o productos somos capaces de producir en un determinado tiempo, más productivos somos.
Es decir, la productividad se mide teniendo en cuenta lo que se produce y los recursos que se utilizan para producirlo.
Parece fácil y obvio, ¿verdad? Pero ¿cómo podemos medir la productividad? Antes que nada tendremos que definir los indicadores de productividad que van a decirnos si estamos siendo o no productivos. Y estos indicadores se denominan KPI.
Los KPIs (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño) son una serie de métricas que se utilizan para tener un mejor conocimiento de la productividad de las acciones que estamos haciendo, y que demuestra como de efectivamente una empresa está logrando los objetivos clave de su negocio, ya sean online u offline.
Ahora bien, si son tan importantes, ¿por qué tan pocas empresas los tienen realmente definidos?
Considero que el desconocimiento es la principal razón por la cual, al trazar los objetivos, no se establecen los KPIs. Y este es el primer de los errores para conocer el nivel de productividad. No se pueden marcar objetivos sin los correspondientes indicadores de productividad para medir luego el éxito de estos objetivos.
En la mayoría de las empresas tradicionales, los directivos se enfocan en obtener ventas, y si bien es obvio que ese es el objetivo final de cualquier negocio, la realidad es que las ventas exitosas son consecuencia de una serie de estrategias, derivadas de KPI bien definidos.
Los Indicadores Clave de Desempeño, como se les conoce en español, actúan como vehículos de comunicación que involucran al público con las estrategias de la empresa. La idea es poder medir el nivel de satisfacción del cliente, el compromiso de estos, la gestión de la empresa, la calidad del servicio e incluso los factores que hacen que el cliente se identifique y se fidelice con el producto. Y pueden ampliarse a datos concretos económicos como beneficio, rentabilidad por producto, servicio, cliente, etc.
Gracias a la experiencia con mis clientes y con mi propio negocio, he llegado a la conclusión que los KPI para que sean efectivos deben ser “SMART”, las siglas en inglés para:
Si nuestros indicadores son específicos con relación a un objetivo, completamente medibles y cuantificables, alcanzables (no pueden ser una idealización, sino corresponderse con la realidad), relevantes y capaces de medir su evolución en el tiempo, tenemos entre manos un KPI perfecto.
Esto no quita que podemos ser ambiciosos con los objetivos. Si quieres ser grande, piensa en grande.
Por ejemplo, si quieres analizar cómo de productiva es tu página web para la adquisición de nuevos clientes, los principales KPIs que debes observar y medir son:
Esto mismo lo podemos aplicar para conocer el resultado de una feria en la que has expuesto tus productos:
Llevar un control de estos indicadores y analizar su comportamiento te ayudará a ver si realmente las acciones estratégicas que estás desarrollando están bien enfocadas o, por el contrario, necesitas revisarlas y aplicar otras.
Medir la productividad en una empresa es esencial para su éxito.
Hay varios indicadores de rendimiento o KPIs de productividad a tener en cuenta para poder valorar si la empresa es productiva. Estos son algunos de ellos:
Tienes que fijarse en el número de horas trabajadas y la cantidad de producción obtenida durante un período concreto. Compáralo con los diferentes días de la semana y diferentes épocas del año. Esto te permitirá saber en qué momentos el equipo es más eficiente, incluso detectar si hay áreas o departamentos menos productivos que otros.
Para conocer el nivel de productividad, también es importante medir el compromiso y la satisfacción de los empleados.
Si los trabajadores están satisfechos con el trabajo que hacen, con los compañeros y su entorno laboral, es probable que produzcan resultados de mayor calidad.
Mídelo haciendo encuestas internas, reuniones de jefes de departamento. Si el compromiso y la satisfacción es baja, plantéate hacer ejercicios de teambuilding y de refuerzo del equipo. Esto es lo que haría un buen líder.
Por último, hacer un seguimiento de las opiniones de los clientes puede ser una excelente forma de medir la productividad.
Si los clientes están satisfechos en general con el servicio que les prestas o si el producto que reciben por tu parte lo valoran positivamente, es probable que la productividad de la empresa esté funcionando bastante bien.
La gestión del tiempo es una habilidad importante para alcanzar el éxito.
Es esencial que crees un calendario y un plan de acción trimestral y anual. Luego, tendrás que ir concretando y desglosando este calendario en tareas semanales. Es importante reservar tiempo para cada tarea y cumplirlo lo mejor posible.
Ten en cuenta que si divides las tareas más grandes en partes más pequeñas, te ayudará a tener la percepción de menos trabajo y más asequible. Así eliminas frenos que te hacen ser menos productivo.
Ya hemos comentado la importancia de marcar objetivos. Y, además, estos objetivos tienen que ir acompañados de un indicador clave de rendimiento o KPI, que es el que nos dirá si el objetivo se está cumpliendo o no.
Fija estos objetivos y trasládalos a todo el equipo. Además, establece plazos realistas para cada proyecto u objetivo para mantener a todo el equipo motivado.
Priorizar las tareas en función de su importancia es la mejor manera que te asegures que tú o tu equipo vais a hacer lo que es realmente importante. Dejando las tareas menos relevantes o que no aportan valor al negocio para el final.
La productividad puede incrementarse mediante la mejora de la tecnología, una mejor organización, mejores prácticas de gestión y un uso más eficiente de los recursos.
Siempre hay margen para optimizar algún proceso, mejorar alguna máquina o contratar un software que te haga la vida más fácil.
Por lo tanto, sigue estas tres pautas:
El estrés es siempre un bloqueador de la productividad.
No nos deja ver las cosas claras, nos bloqueamos y no avanzamos.
Un día mal gestionado, con estrés y nerviosismo en el equipo y con horas extras, nos dará con total seguridad una métrica de rendimiento baja, si tratamos de medir la productividad de aquel día.
Respira, expira y afronta de raíz lo que está causando el estrés. Lo agradecerás a largo plazo.
Las redes sociales, la radio de fondo o el pódcast que dejaste a medias son puras distracciones. Cuando estés listo para hacer una tarea, hazla de forma concentrada.
Cuida el equipo con un entorno de trabajo agradable y libre de distracciones. Un hilo musical suave puede ser agradable para trabajar y evitará la necesidad de distraerse charlando.
Como ves, mejorar la productividad también puede aumentar la moral de tu equipo y ayudará a crear un entorno de trabajo positivo.
La productividad es un factor esencial para el éxito de cualquier organización, ya sea grande o pequeña, así que no tengas miedo de medir la productividad en tu empresa para ir mejorando día a día.
Teniendo en cuenta todos estos consejos, podrás medir los niveles de productividad y te animo tomar las medidas necesarias para mejorarlos cuando sea necesario. ¡A mayor productividad, mayor rendimiento y satisfacción para todos!
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