¿Qué son los equipos de mejora?

Los equipos de mejora son un conjunto de personas con habilidades complementarias que se reúnen de vez en cuando con un propósito de mejora en común para hacer aportaciones cooperativas.

Es muy interesante en las empresas hacer equipos de mejora para que todo empleado se sienta partícipe del cambio y del progreso de la empresa.

¿Cuál es su finalidad?

Cuando un trabajador ve los motivos por los que tiene que cambiar es mucho más sencillo que cuando no se le dan motivos ni motivaciones ajenas.

La finalidad de los equipos de mejora es identificar, analizar y mejorar los procesos de una empresa. Deben encontrar soluciones a conflictos, implementar cambios y hacer una buena distribución de tareas.

Los equipos de mejora son de gran utilidad ya que su buen funcionamiento garantiza la eficacia de los procesos. Es una forma de encontrar soluciones a problemas reales de la empresa contando con la implicación de las personas que forman parte de ello. El hecho de reunirse periódicamente fomenta la comunicación y la transparencia de los miembros del equipo y es una muy buena forma de mejorar personal y profesionalmente.

Para que un equipo de mejora funcione de forma eficaz, hay que seguir una metodología y una dinámica de trabajo. Hay que tener concretamente en cuenta tres aspectos: los roles de cada miembro, el orden a seguir y la metodología.

Cada persona del equipo (entre 4 y 6 miembros) tendrá que asumir una función, de esta forma será más fácil delegar tareas.  Una de ellas se encargará del liderazgo (elección del tema, objetivo…), otra va a hacer la función de coordinador/a (gestión de reuniones), otra la de secretario/a (archivar documentos, convocar al personal…) y la última función la del facilitador (encargado del apoyo puntual de los otros cargos).

Para formar un equipo de mejora hay que seguir unos pasos para garantizar el cambio:

  1. Hay que seleccionar el tema que se va a tratar y definir los objetivos de la constitución del grupo.
  2. Presentación y acogida de los miembros, distribución de roles y objetivos de cada uno.
  3. Planificar el método y establecer la periodicidad de las reuniones. Especificar los recursos con que se cuenta como presupuesto, instalaciones…
  4. Identificación del objeto de mejora, definir la mejora, el objetivo y el proceso.
  5. Recoger datos objetivos.
  6. Analizar las causas.
  7. Buscar soluciones, proponer mejoras.
  8. Aplicar el cambio, comprobar el resultado, analizar las resistencias al cambio y hacer las mejoras oportunas.
  9. Integración del cambio en la dinámica de trabajo.

Finalmente, hay que seguir una metodología. Esta va a ser la herramienta para poder avanzar con fluidez y acierto. Es importante la redacción de un documento final que sintetice los resultados del trabajo realizado y conseguido por el equipo de mejora. Si este es útil podrá servir de ejemplo a otros equipos y para otras circunstancias semejantes en la empresa.

Cuando un equipo de mejora consigue hacer un cambio efectivo y llevar a cabo sus propuestas, puede darse por satisfecho.

Si a un equipo de mejora se le hace tal reconocimiento (aplicación de sus propuestas), este va a querer seguir trabajando y le va a servir de motivación para hacer más proyectos. El reconocimiento puede ser el causante de un proceso de mejora continua, su máximo objetivo.

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